We leven in verwarrende en snel veranderende tijden. De Covid-19 pandemie had grote gevolgen, ook voor het sociaal gedrag. Thuiswerken was individualistischer, grotendeels bevrijd van gedragsregels zoals die op kantoor verwacht worden. In de post-pandemie periode werd hybride werken de norm, wat ook moet leiden tot een ‘hybride sociaal gedrag’, met harmonie tussen thuis- en kantoorgedrag. Tijdens het IFMA World Workplace Europe 2024 event richtte Harold Coenders, Partner en Director Occupier Services Colliers, de spots op de nieuwe etiquette.
Het omarmen van thuiswerken veranderde ook de perceptie van productiviteit. Werknemers ervaren een hogere individuele productiviteit thuis, omdat men meteen aan de slag gaat. Tijdens de lockdown als gevolg van het Corona-virus lag de focus ook volledig op individuele productiviteit. Maar nadien moest het strikt individuele opnieuw plaats maken voor erbij horen, een team ondersteunen waar de individuele taken toe bijdragen.
“Het werknemer zijn is gewijzigd” stelt Harold Coenders. “De persoon staat vandaag veel meer buiten de werkomgeving. Vroeger was men werknemer van 9 tot 5; nu is men werknemer verdeeld in tijdsblokken over – in theorie – 24 uren per dag”.
Nood aan duidelijkheid
Hybride werken definieert de manier waarop we met elkaar omgaan opnieuw. De gewijzigde sociale situaties voelen vaak nog onwennig tot zelfs lastig aan.
Een policy voor de omgang tussen medewerkers wordt sterk aanbevolen, maar zoals zo vaak is er geen ‘one fits all’. Een ‘team manifesto’ waarin de minimum aanwezigheid op kantoor wordt vastgelegd met een minimum geplande aanwezigheid om de continuïteit te verzekeren, is zeker een goede optie. Harold Coenders suggereert hier eerder te denken in de vorm van ‘events’ waarvoor de fysieke aanwezigheid vereist is dan aan werkdagen in de klassieke vorm.
Duidelijkheid scheppen is belangrijk, waarbij automatisch aan regels gedacht wordt, maar regels kunnen ook bedreigend overkomen, stimuleren geen verandering. Daar komt de kracht van etiquette op het voorplan: het gaat om afspraken rond sociaal gedrag, over beleefdheid t.o.v. elkaar, maar niet om strikte regels.
Etiquette en hybride werken
Een veranderde werksituatie (post-pandemie) vergt een aangepaste etiquette. Waar roken al lang verbannen is van de kantoorvloer, is dat evenmin gepast tijdens een videomeeting (Teams, Zoom of andere…) met collega’s of klanten. Dat geldt ook voor eten en drinken. Wanneer kinderen bij thuiswerk op de achtergrond verschijnen tijdens een online vergadering wordt dat enigszins getolereerd, maar algemeen is het wenselijk dergelijke verstoringen te voorkomen.
Hoewel er geen strikte kledingvoorschriften gelden, wordt algemeen verwacht dat men ook bij thuiswerken en deelname aan videomeetings verzorgd in beeld komt.
Harold Coenders adviseert een lijst op te stellen met sociale dilemma’s om daaruit het door allen gewenste en aanvaarde gedrag af te lijnen. Sommige thema’s kunnen heel uiteenlopende reacties uitlokken. Zo wordt het niet deelnemen / weigeren van een online meeting bij een ziek kind vrij algemeen aanvaard, maar bij een ziek huisdier is dat veel minder het geval. Afzeggen omdat de kinderen thuis zijn op woensdagmiddag is ook not done.
“Een noodsituatie kan algemeen op begrip rekenen en wordt dan een aanvaard excuus” verduidelijkt Harold Coenders. “Wat structureel te regelen valt, kan op weinig begrip rekenen en wordt niet als excuus aanvaard. Algemeen geldt dat alle regels die tijdens fysieke meetings gelden, ook voor online vergaderen dienen gerespecteerd te worden”.
Etiquette houdt het midden tussen regels en waarden. Het geeft duidelijkheid over de basis van gewenst gedrag tegenover anderen en zet ook grenzen uit voor het management.
