Kritische kijk op het gebruik van kantoorruimte
Hodan Aden, CEO Empire AI: “Er worden heel wat bezettingsmetingen gedaan, veelal geautomatiseerd, maar de aldus verkregen data is te algemeen en leidt tot verkeerde conclusies. Zo ontstaat vaak de perceptie van plaatsgebrek terwijl dat niet zo is. De werknemers begrijpen en hun gedrag kennen, is essentieel om tot een optimaal en duurzaam gebruik van de kantoorruimte te komen”.
Hodan Aden bestudeerde het gebruik van meer dan 5000 werkruimten met ruim 27.000 zitplekken en ruim 250.000 registraties voor werkplekken. Dat bracht een verrassend lage bezettingsgraad van amper 16% aan het licht! Liefst 84% van de beschikbare zitplekken blijkt dus niet gebruikt.
Bij het ruimtegebruik ziet het er niet veel beter uit: een gemiddeld gebruik van 36% met een piekgebruik van 55%, maar 45% van de beschikbare ruimten blijft leeg…
Mismatching meeting rooms
Observatie van vergaderfaciliteiten gaf aan dat bij zowat een derde van de meetings slechts 2 deelnemers aanwezig zijn. Boeking van vergaderruimte betreft in 19% van de gevallen slechts één enkele persoon! Gemiddeld nemen 3,3 personen deel aan een meeting, terwijl de gemiddelde capaciteit van de vergaderruimten 9,3 bedraagt. Er is dus sprake van een enorme verspilling aan ruimtegebruik.
In de praktijk heeft 30% van de bedrijven helemaal geen behoefte aan grote(re) vergaderruimten. Eén enkele grote vergaderruimte volstaat voor 45% van de organisaties; 18% heeft er twee nodig en slechts 6% van de bedrijven heeft nood aan drie grote(re) vergaderruimten.
Het is wel uitkijken met voorbarige conclusies, want geen enkel bedrijf is hetzelfde… zo wees een gebouw met één vergaderzaal per 10 medewerkers een gemiddeld gebruik van 19% uit, terwijl eenzelfde aanbod bij een andere organisatie gemiddeld 45% gebruik opleverde.
Daarnaast stelde Hodan Aden vast dat de drie meest geboekte vergaderruimten voor 77% van de tijd in gebruik zijn, terwijl dat voor de drie minst populaire meeting rooms slechts 8% van de tijd het geval is.
Aanbevelingen
- Verzeker gebruikers van de ruimten die ze echt nodig hebben.
- Er is een mismatch tussen de manier waarop vergaderfaciliteiten zijn ontworpen en hoe ze in de praktijk worden gebruikt.
- Vermijdt ‘onderbuikgevoelens’ of niet gecontroleerde aannames m.b.t. tekorten aan vergaderruimten. Gemiddeld wordt 30% van de beschikbare meeting rooms minder dan 20% van de tijd benut!
- De kwalitatieve ervaring van vergaderzalen is bepalend voor de keuze door de gebruikers.
Zie ook: ‘Meeting Room Guide’
