Onmisbare schakel tussen aankoop, leveranciers en interne organisatie
Toen Ann Mathys de overstap maakte, was er één coördinator die alle facilitaire dossiers beheerde. “Vandaag zijn we met drie en we bouwden een duidelijke structuur uit. We hebben dossiers opsplitst, overlegmomenten ingevoerd en zijn vooral sterk beginnen inzetten op data en analyses. Van maandelijkse meetstaten, facturatie en personeelskosten tot verbruikscijfers: vandaag staat alles klaar om gefundeerde beslissingen te nemen bij nieuwe aanbestedingen bijvoorbeeld.”
Het team bestaat ook uit specialisten, zoals HVAC, toegangsbeheer en laadpalen, en Single Points of Contact (SPOC’s), onze ogen en oren op de verschillende sites. Fluvius is actief over heel Vlaanderen: van Ieper tot Hasselt. “We hebben 11 regiokantoren, 4 campussen, een distributiecentrum in Lokeren en een meetingcenter in Brussel. Daarnaast zijn er klantenkantoren waar mensen nog fysiek terechtkunnen. Die spreiding maakt het onmogelijk om overal zelf aanwezig te zijn, daarom zijn onze SPOC’s cruciaal.”
“Wij vormen de schakel tussen aankoop, leveranciers en de interne organisatie. Fluvius is een private onderneming, maar valt onder de wet op overheidsopdrachten. We werken mee aan openbare aanbestedingen en begeleiden het volledige traject. Daarna volgen maandelijkse of trimestriële overlegmomenten met leveranciers. Dat is een heel brede waaier: catering en vending, koffiemachines en waterfonteinen, onthaal, meubilair, schoonmaak, groenonderhoud, laadpalen, beveiliging, technisch onderhoud, werkkledij voor technici en interne verhuisbewegingen. Alles met één duidelijk doel: onze medewerkers ondersteunen en ontzorgen. We betrekken hen er ook bij via testfases en bevragingen. Zo stemmen ze via QR-codes op het soort koffiebonen dat ze lekker vinden. Ook bij het project ‘nieuw werken’ zijn teams actief betrokken als ambassadeurs. Zo creëren we draagvlak én betere oplossingen.”
Marktverkenning en kennisdeling
Ann Mathys is sinds dag één ook belfa-lid en dat heeft zo z’n voordelen: “Wij scholen ons constant bij en willen proactief op de markt blijven. Daarvoor is een vakvereniging als belfa een geschenk uit de hemel. De opleidingen, de bedrijfsbezoeken en netwerkmomenten helpen enorm bij marktverkenning en kennisdeling. Je kan zo checken hoe we zelf staan in de markt. Je komt in contact met gelijkgestemden en leert hoe andere organisaties omgaan met soortgelijke uitdagingen. Dat relativeert ook: facilitair werk krijgt vaak vooral feedback wanneer iets misloopt. Je hoort vooral dat er niet goed gepoetst is, dat de catering slecht was of de laadpalen kapot zijn. Mensen gaan je niet bellen om te bedanken dat de laadpalen weer gemaakt zijn, dat de trappen superproper zijn of dat de koffie lekker is. Hierdoor kan je op bepaalde momenten wel zoiets hebben van “het is alleen maar geklaag en gezaag.” Maar dan kom je op zo’n evenementen van belfa en besef je dat je wel heel waardevol werk verricht, dat het niet constant brandjes blussen is, maar dat je er ook toe doet. Via belfa besef je hoeveel impact je werk echt heeft. Dat is voor mij van onschatbare waarde. ”
Duurzame uitdagingen
Ann Mathys heeft nog geen seconde spijt gehad van haar carrièresprong. “De afwisseling maakt de job boeiend. Het is een combinatie van cijfers en mensen, strategie en praktijk, beleid en uitvoering. Geen enkele dag is hetzelfde. We hebben veel verantwoordelijkheid, maar ook veel autonomie en flexibiliteit. Bovendien zie je echt het effect van je werk: een aangename werkomgeving draagt bij tot tevreden werknemers. Dat Fluvius opnieuw het label ‘Great Place to Work’ heeft behaald, maakt me trots.”
Toch liggen er nog wel uitdagingen in het verschiet, zeker wat duurzaamheid betreft. “Vanaf 2027 verdwijnen wegwerpbekers volledig. Dat vraagt vandaag al de nodige voorbereiding: alternatieven zoeken voor de koffiemachines, de infrastructuur aanpassen en medewerkers meenemen in dat verhaal. Ook afvalstromen, zoals GFT, en vergroening van het wagenpark blijven belangrijke thema’s. Facilitair beheer blijft voortdurend in beweging, en dat maakt het net zo interessant.”
foto's: Fluvius
