Refaites de la gestion des contrats un instrument stratégique
Bruno Van Coillie, directeur du bureau de conseil en nettoyage ATIR, le constate chaque jour : les facility et contract managers peinent à garder la maîtrise de leurs contrats fournisseurs en raison de leur nombre croissant, des exigences de performance toujours plus strictes et de la pression des organismes de conformité. « Autrefois, il suffisait de tout consigner dans un tableur. Aujourd’hui, les contrats sont devenus si complexes que cela prend énormément de temps et devient une source de confusion. Résultat : les contract managers n’ont plus le temps de se concentrer sur l’essentiel de leur mission : la gestion de la relation avec leurs fournisseurs. »
Gestion numérique de la qualité
Depuis vingt ans déjà, ATIR accompagne les entreprises belges tout au long du cycle complet des services de nettoyage. « Nous assumons un rôle de conseil global. Cela commence par l’élaboration des cahiers des charges et des devis, se poursuit par l’accompagnement lors de la mise en œuvre et s’achève par le contrôle qualité et l’optimisation du service de nettoyage et du contrat. Afin de garantir un suivi constant, tant pour nous que pour nos clients, nous utilisons depuis des années le logiciel de gestion de la qualité GRIP Facility. Ce logiciel enregistre notamment nos mesures VSR et les associe directement, via un tableau de bord clair et concis, aux indicateurs clés de performance (KPI) et aux accords contractuels du client. »
Prochaine étape: la gestion numérique des contrats
Grâce à son logiciel de gestion de la qualité, ATIR offre aux clients une maîtrise totale des contrats de nettoyage. Mais Bruno Van Coillie constate aujourd’hui que les hôpitaux, les établissements scolaires, les banques et les administrations publiques souhaitent aller plus loin. « Pour beaucoup, la gestion numérique de la qualité constitue une première étape vers la digitalisation. La gestion numérique des contrats en est la suite logique. C’est pourquoi nous proposons également une solution avec GRIP. »
Stephan Simons de GRIP Facility précise: « Avec notre logiciel de gestion des contrats, tous les types de contrats - qu’ils relèvent des soft ou des hard facilities - peuvent être importés et analysés par l’IA, les données étant accessibles dans un tableau de bord intuitif. Nous examinons le contrat en détail : sa durée mais aussi les accords relatifs à la qualité, aux performances, etc.. Tout devient transparent. Une connexion directe avec les données issues des systèmes FMIS, ERP et autres garantit un suivi efficace. »
La continuité à tous les niveaux
En automatisant une grande partie des tâches administratives, GRIP permet au facility manager de dégager du temps pour optimiser les processus et entretenir un dialogue constructif avec les fournisseurs. Bruno Van Coillie ajoute: « En donnant un accès à la solution SaaS à votre fournisseur, vous visualisez les mêmes données, de la même manière. Cela facilite grandement les échanges. »
Il insiste sur l’importance de garder le contrôle des données : « Que vous changiez de fournisseur ou que votre facility manager soit soudainement indisponible, toutes les informations pertinentes restent centralisées et facilement accessibles dans GRIP. Le logiciel garantit la continuité du suivi des prestations de services à tous les niveaux. »
Texte Elise Noyez – Photos Grip Facility
