Maak van contractbeheer opnieuw een strategisch instrument
Bruno Van Coillie, directeur van schoonmaakadviesbureau ATIR, ziet het elke dag: FM- en contractmanagers die door het groeiend aantal contracten, de steeds scherper bepaalde prestatie-eisen en de externe druk van compliance de grip op hun leverancierscontracten verliezen. “In het verleden lukte het nog om alles gewoon in een spreadsheet te plaatsen, maar vandaag zijn contracten zodanig complex geworden dat zoiets veel tijd kost en onoverzichtelijk wordt. Het gevolg is dat contractmanagers geen tijd meer hebben om zich bezig te houden met de essentie van hun job: het managen van de relatie met hun leveranciers.”
Digitaal kwaliteitsbeheer
Al twintig jaar begeleidt ATIR Belgische bedrijven doorheen de volledige cyclus van schoonmaakdienstverlening. “We nemen echt een integrale adviesrol op ons. Dat begint bij het opstellen van bestekken en calculaties, gaat over begeleiding bij de implementatie en eindigt uiteindelijk bij kwaliteitscontrole en optimalisatie van de schoonmaakdienst en het contract. Opdat zowel wij als onze klanten te allen tijde de vinger aan de pols kunnen houden, maken we daarbij al jaren gebruik van de performante kwaliteitsbeheersoftware van GRIP Facility. Daarin worden onder meer onze VSR-metingen geregistreerd en rechtstreeks in een overzichtelijk dashboard gekoppeld aan de KPI’s en contractafspraken van de klant.”
Contractbeheer als volgende stap
Mede dankzij de kwaliteitsbeheersoftware geeft ATIR zijn klanten al duidelijke controle over de schoonmaakcontracten, maar Van Coillie merkt dat onder meer ziekenhuizen, scholengroepen, banken en overheden die lijn nu verder willen doortrekken. “Digitaal kwaliteitsbeheer is voor velen een eerste stap richting digitalisering. Digitaal contractbeheer is de volgende. En ook daarvoor bieden we samen met GRIP een oplossing.”
Stephan Simons van GRIP Facility legt uit wat die precies inhoudt: “In onze contractmanagementsoftware kunnen alle mogelijke contracten, van zowel soft als hard facilities, ingelezen en middels AI geanalyseerd worden, waarna de data in één overzichtelijk dashboard toegankelijk wordt gemaakt. We gaan daarbij echt de diepte van het contract in: niet alleen de looptijd, maar ook alle andere afspraken inzake bijvoorbeeld kwaliteit, prestaties, … worden opgenomen en inzichtelijk gemaakt. Een rechtstreekse koppeling met data uit FMIS-, ERP- en andere systemen zorgt voor een efficiënte opvolging.”
Continuïteit op alle niveaus
Door een groot deel van het administratieve luik te automatiseren, geeft GRIP tijd terug aan de FM-manager om zaken te optimaliseren en op een constructieve manier in gesprek te gaan met leveranciers. Van Coillie: “Door je leverancier toegang te verlenen tot de SaaS-oplossing, kijk je op dezelfde manier naar dezelfde data. Dat doet gesprekken veel vlotter verlopen.”
Dat bedrijven de data daarbij steeds in eigen handen houden, is volgens Van Coillie wel belangrijk. “Of je nu van leverancier verandert, of je FM-manager valt plots uit, alle relevante informatie blijft in GRIP gecentraliseerd en vlot toegankelijk. Zo verzekert de software de continuïteit van de opvolging van de dienstverlening op alle niveaus.”
Tekst Elise Noyez – Foto’s Grip Facility
