Travailler plus intelligemment grâce aux données en temps réel
De l’occupation des espaces à l’expérience utilisateur
Spacewell Workplace va bien au-delà des solutions traditionnelles de réservation ou de facility management. La plateforme combine les données en temps réel issues de capteurs avec des tableaux de bord intuitifs et une application mobile afin d’offrir une vision complète de l’utilisation des postes de travail, des salles de réunion et des services associés.
« L’expérience de travail ne se limite pas à la disponibilité d’un bureau ou d’une salle de réunion », explique Rick de Rooij, Vice-président régional Europe du Nord, Efficacité du lieu de travail et Durabilité chez Spacewell. « Elle repose sur l’expérience globale du collaborateur : sa capacité à trouver facilement un espace adapté, le confort de cet espace et la manière dont il soutient son mode de travail. » En reliant les données d’occupation et les habitudes d’utilisation à l’expérience quotidienne des utilisateurs, Spacewell aide les organisations à trouver le juste équilibre entre maîtrise des coûts et satisfaction des collaborateurs.
La flexibilité dans un monde hybride
La généralisation du travail hybride a profondément modifié les enjeux liés aux espaces de travail. Alors que les entreprises étaient autrefois confrontées à un manque de capacité, beaucoup doivent aujourd’hui gérer des surfaces sous-utilisées ou une occupation inefficace des locaux. Spacewell Workplace apporte des réponses concrètes à ces défis :
- Des réservations intelligentes qui s’adaptent automatiquement au nombre réel de personnes présentes.
- Un suivi en temps réel permettant d’identifier les pics et les creux d’occupation.
- Des scénarios basés sur les données pour accompagner les décisions de réallocation ou de réduction des surfaces.
Selon Rick de Rooij : « Nous constatons que les organisations peuvent économiser jusqu’à 30 % de leurs coûts immobiliers lorsqu’elles s’appuient sur les données pour piloter leurs décisions. Dans le même temps, la satisfaction des collaborateurs progresse, car ils disposent toujours des espaces dont ils ont besoin. »
De la donnée à l’action
Au‑delà des informations fournies aux équipes facility et workplace, Spacewell accorde une attention particulière à la simplicité d’utilisation pour les collaborateurs. Grâce au Spacewell AI Workplace Assistant, intégré à la plateforme Spacewell Workplace, les utilisateurs peuvent demander des services liés à leur environnement de travail et déclencher des actions en langage naturel, directement depuis l’application web ou mobile.
Concrètement, ils peuvent créer, déplacer ou annuler une demande de réservation de salle de réunion, trouver un espace de travail adapté ou signaler un incident dans le bâtiment. Plus besoin de naviguer dans de multiples menus ou formulaires : une simple conversation suffit pour lancer l’action souhaitée.
Contrairement aux chatbots traditionnels, cet assistant IA ne se contente pas de fournir des réponses. Il exécute des actions réelles au sein de l’application. Il s’agit d’une solution agentique capable d’accomplir des tâches concrètes, et non simplement de restituer des informations. Cette approche facilite l’accès aux services Workplace pour les collaborateurs tout en favorisant l’adoption de l’application par les utilisateurs.
Pour les organisations, les bénéfices dépassent la simple amélioration de l’expérience utilisateur. Les interactions générées enrichissent également les données disponibles sur l’utilisation des espaces, des services et des équipements. Combinées aux données opérationnelles déjà présentes dans la plateforme, elles constituent une base solide pour alimenter des décisions assistées par l’IA en matière d’occupation des espaces, d’expérience collaborateur et de stratégie immobilière.
Une transformation centrée sur l’humain
La mise en place d’une plateforme Workplace ne relève pas uniquement d’un projet technologique. « Nous aimons intervenir dès la phase de réflexion », souligne Rick de Rooij. « De cette façon, nous veillons à ce que la technologie ne soit pas seulement un levier d’efficacité, mais qu’elle soit également adoptée par l’ensemble de l’organisation.»
En impliquant activement les collaborateurs dans la transformation et en leur proposant des outils simples et intuitifs, la plateforme n’est pas perçue comme un mécanisme de contrôle, mais comme un support qui facilite le travail au quotidien. L’assistant IA s’inscrit pleinement dans cette démarche en réduisant les barrières à l’utilisation efficace de la plateforme.
Un partenariat tourné vers l’avenir
Spacewell se positionne comme un partenaire stratégique pour les organisations souhaitant préparer leurs environnements de travail aux défis de demain. Sa feuille de route repose sur le développement continu de la convergence entre la donnée, l’expérience utilisateur et l’intelligence artificielle.
- Innovation continue : mises à jour régulières et intégration permanente de nouvelles technologies.
- Déploiement à grande échelle : solutions évolutives adaptées aux portefeuilles immobiliers internationaux.
- Leadership d’opinion : partage de connaissances à travers des événements, des benchmarks et des retours d’expérience.
Avec Spacewell Workplace, les organisations ne choisissent pas seulement une solution logicielle. Elles s’associent à un partenaire qui les accompagne à chaque étape de leur stratégie Workplace.
Comme le conclut Rick de Rooij : « Notre mission est simple : aider les organisations à optimiser l’utilisation de leur patrimoine immobilier tout en créant des environnements de travail dans lesquels les collaborateurs ont réellement envie de venir.
