Slimmer werken met realtime data
Van bezetting naar beleving
Spacewell Workplace gaat verder dan klassieke reserverings- of FM-systemen. Het platform combineert realtime data uit sensoren met intuïtieve dashboards en een mobiele applicatie. Zo ontstaat een volledig beeld van het gebruik van werkplekken, vergaderruimtes en faciliteiten.
“Workplace experience gaat niet enkel over beschikbare bureaus of vergaderruimtes,” zegt Rick de Rooij, Regionaal Vice President Noord-Europa, Werkplek-efficiëntie & Duurzaamheid. “Het gaat om de volledige beleving van medewerkers: hoe vlot ze een ruimte vinden, hoe aangenaam die is, en hoe goed die aansluit bij hun manier van werken.” Door inzichten in bezettingsgraad en gebruikspatronen te koppelen aan de dagelijkse werkervaring, helpt Spacewell organisaties een balans te vinden tussen kostenbesparing en medewerkerstevredenheid.
Flexibiliteit in een hybride wereld
De transitie naar hybride werken heeft geleid tot nieuwe uitdagingen. Waar voorheen capaciteit vaak te laag was, kampen veel organisaties nu met leegstand of inefficiënt gebruik. Spacewell Workplace biedt hier concrete oplossingen:
- Slimme reserveringen die zich automatisch aanpassen aan het aanwezige personeelsvolume.
- Realtime monitoring om pieken en dalen in bezetting zichtbaar te maken.
- Datagedreven scenario’s waarmee organisaties onderbouwde beslissingen nemen over downsizing of herinrichting.
Volgens De Rooij: “We zien dat organisaties tot wel 30% aan vastgoedkosten kunnen besparen door data als basis te nemen. Tegelijkertijd verhoog je de tevredenheid van medewerkers, omdat zij altijd toegang hebben tot de juiste ruimtes”.
Van data naar dialoog
Naast inzichten voor facility- en workplace teams zet Spacewell ook in op een laagdrempelige gebruikerservaring voor medewerkers. Met de Spacewell AI Workplace Assistant, ingebouwd in het Spacewell Workplace-platform, kunnen gebruikers in gewone taal werkplekdiensten aanvragen en acties uitvoeren, rechtstreeks in de web- en mobiele app.
Denk aan het boeken, verplaatsen of annuleren van een vergaderruimte, het vinden van een geschikte werkplek of het melden van een probleem in het gebouw. In plaats van door menu’s en formulieren te navigeren, volstaat een korte conversatie om snel tot de juiste actie te komen.
In tegenstelling tot traditionele chatbots geeft deze AI-assistent niet alleen antwoorden, maar voert hij ook effectief acties uit binnen de applicatie. Het is een agentic oplossing die taken afrondt in plaats van enkel informatie te tonen. Dat maakt workplace services toegankelijker voor medewerkers en verhoogt tegelijk de adoptie van de workplace-app.
Voor organisaties levert dit niet alleen meer gebruiksgemak op, maar ook rijkere interactiedata over hoe mensen ruimtes, diensten en faciliteiten gebruiken. In combinatie met de operationele data die al in het platform aanwezig is, ontstaat zo een krachtige basis voor AI-gestuurde beslissingen rond ruimtegebruik, employee experience en vastgoedstrategie.
Mensgerichte verandering
Het implementeren van een Workplace-platform is geen puur technische ingreep. “We worden graag al betrokken in de eerste ideeënfase,” aldus De Rooij. “Zo zorgen we dat technologie niet alleen efficiëntie oplevert, maar ook gedragen wordt door de hele organisatie”.
Door medewerkers actief te betrekken bij de verandering en hen eenvoudige, intuïtieve tools te geven, wordt het platform niet gezien als controlemechanisme, maar als hulpmiddel dat het dagelijks werk vergemakkelijkt. De AI-assistent sluit daar naadloos bij aan, omdat hij de drempel verlaagt om het platform effectief te gebruiken.
Toekomstgericht partnerschap
Spacewell positioneert zich als strategische partner voor organisaties die hun werkplekken toekomstbestendig willen maken. De roadmap bouwt stap voor stap verder op de combinatie van data, gebruikservaring en AI.
- Ongoing Innovation: continue updates en integraties met nieuwe technologieën.
- Strategic Expansion: schaalbare oplossingen voor internationale portfolio’s.
- Thought Leadership: kennisdeling via events, benchmarks en best practices.
Met Spacewell Workplace kiezen organisaties dus niet enkel voor software, maar voor een partner die meedenkt in elke fase van hun werkplekstrategie. “Onze missie is helder,” concludeert De Rooij. “We willen organisaties helpen om hun vastgoedportfolio optimaal te benutten en tegelijkertijd een werkplek te creëren waar mensen graag komen”.
