Un déménagement qui fait la différence, sans tracas
« Les projets de déménagement sont toujours sous-estimés », déclare Johnny Trioen, administrateur chez Meliopus. Ce partenaire indépendant, spécialisé dans l’aménagement des postes de travail, le facility management stratégique et opérationnel, accompagne chaque année de nombreuses entreprises vers leur nouvelle implantation. « Il ne s’agit pas d’un déménagement au sens strict. Ce sont surtout les coûts, la charge de travail et l’impact global que les entreprises ont du mal à évaluer. Déménager, ce n’est pas installer des nouveaux meubles et trouver une nouvelle place pour vos affaires : c’est le moment idéal pour optimiser votre fonctionnement. »
Une étude préliminaire sur mesure
L’optimisation demande une bonne compréhension de la composition et des aspirations des collaborateurs, des besoins des visiteurs éventuels, de la nature du travail aujourd’hui et dans dix ans, des processus facilitaires, etc. « Déterminer précisément les besoins est l’étape la plus difficile, mais aussi la plus essentielle d’un projet de déménagement », poursuit Johnny Trioen. « Via des entretiens approfondis et des analyses, nous aidons nos clients à y voir plus clair. Nous proposons par exemple des enquêtes de satisfaction, des études d’occupation ou encore des études de mobilité qui nous aident à établir un cahier des charges précis. »
Le bon modèle de poste de travail
Dans l’idéal, ce cahier des charges sert de base à la sélection d’un nouveau bâtiment. Cependant, lorsque le nouvel emplacement est déjà déterminé, une étude préliminaire approfondie permet d’en confirmer la valeur ajoutée. « Le coût réel d’un bâtiment dépend en partie de sa fonctionnalité. Si les postes de travail ne sont pas adaptés au type de travail, si les flux de circulation ne sont pas cohérents ou si le concept de sécurité est complexe, cela coûtera de l’argent chaque jour. C’est pourquoi nous élaborons des modèles de postes de travail à partir de l’étude préliminaire, avec des plans de circulation détaillés, des plans macro et micro, et une attention particulière pour le look & feel. » Pour soulager totalement ses clients, Melioplus les aide à trouver le bon entrepreneur ou prend en charge la réalisation via une formule Design & Build.
Scénario de déménagement
Et puis vient le grand jour: le déménagement. Un casse-tête logistique, qui doit notamment tenir compte de la réutilisation du matériel existant, de la continuité des activités, des contraintes physiques du bâtiment et de la flotte de déménagement, du timing, de la durée, etc. « Pour un déménagement fluide, il faut beaucoup de mains, mais surtout un bon scénario de déménagement et une communication claire avec les collaborateurs », résume Johnny Trioen. « C’est exactement ce pour quoi nous accompagnons nos clients. »
La communication est essentielle tout au long du processus. « Tout changement soulève des questions. Il faut les aborder étape par étape. Déménager sans un plan de communication clair n’est donc jamais une bonne idée. »
par Elize Noyez - photos Melioplus
