Verhuizen met impact, maar zonder zorgen
“Verhuisprojecten worden altijd onderschat”, zegt Johnny Trioen, zaakvoerder bij Meliopus. De onafhankelijke sparringpartner voor werkplekinrichting, strategisch en operationeel facility management begeleidt jaarlijks talloze bedrijven richting een nieuwe uitvalsbasis. “Dat gaat heus niet over de daadwerkelijke verhuis alleen. Het zijn vooral de kosten, de workload en de impact die bedrijven niet goed kunnen inschatten. Verhuizen is meer dan zomaar wat frisse meubels plaatsen en je spullen een nieuwe plek geven. Het is hét moment om je werking te optimaliseren.”
Voorstudie op maat
Wie wil optimaliseren, heeft inzicht nodig. Inzicht in de samenstelling en de wensen van de werknemerspopulatie, in de noden van eventuele bezoekers, in de aard van het werk vandaag en binnen tien jaar, in de facilitaire processen, enzovoort. “Bepalen wat je precies nodig hebt is het moeilijkste, maar ook het meest essentiële onderdeel van een verhuistraject”, aldus Trioen. “Via uitgebreide gesprekken en analyses helpen we onze klanten om dat echt scherp te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan tevredenheidsenquêtes, occupancy surveys en mobiliteitsstudies. Zij helpen om een duidelijk programma van eisen op te stellen.”
Het juiste werkplekmodel
In het ideale geval geldt het programma van eisen als basis voor de selectie van een nieuw pand, maar ook wanneer die nieuwe locatie al vastligt, bewijst een grondige voorstudie haar meerwaarde. “De werkelijke kost van een gebouw wordt mede bepaald door hoe het functioneert. Zijn de werkplekken niet aangepast aan het type werk, circulatiestromen niet op elkaar afgestemd of het beveiligingsconcept complex, dan kost dat elke dag opnieuw geld. Ook werkplekmodellen werken we daarom uit op basis van de voorstudie, met gedetailleerde flowplannen, macro- en microplannen en aandacht voor de juiste look & feel.” Om klanten volledig te ontzorgen, helpt Meliopus bedrijven daarnaast in de zoektocht naar de juiste aannemer of neemt het de realisatie via een Design & Build-formule volledig zelf in handen.
Verhuisscenario
En dan is er het hoogtepunt: de verhuis. Een logistieke puzzel waarin rekening gehouden moet worden met onder meer het hergebruik van bestaand materieel, de continuïteit van activiteiten, de fysieke limieten van het gebouw en de verhuisvloot, timing, duur,… “Voor een vlotte verhuis heb je veel handen nodig, maar vooral een goed verhuisscenario en duidelijke communicatie naar de medewerkers toe”, vat Trioen het samen. “Dat is precies waarin we onze klanten begeleiden”
Die communicatie is overigens essentieel doorheen het volledige traject. “Elke verandering brengt vragen met zich mee. Die moet je stapsgewijs aanpakken. Verhuizen zonder duidelijk communicatieplan is dan ook geen goed idee.”
door Elize Noyez - foto's Melioplus
