Facility Awards: Ethias zet in op menselijkheid, de eigen medewerkers en durf
Sébastien Laporte is bekend met “Facilities” en “change management”. “Maar voor veel van mijn collega's en mijzelf blijft de realisatie van dit nieuwe hoofdkantoor van Ethias in Luik het belangrijkste project uit onze carrière”, benadrukt de Head of Organization Effectiveness and Facilities met trots. In plaats van het vorige hoofdkantoor in het centrum van Luik te renoveren, koos de verzekeringsgroep in 2021 voor een gloednieuwe locatie. De keuze viel op de ecowijk Rives Ardentes, die in aanbouw is op de voormalige site van Coronmeuse. De bouw van het nieuwe Waalse hoofdkantoor van 16.000 m², toevertrouwd aan het consortium Neo Legia, begon in 2023. Op 27 maart 2025 konden de werknemers er hun intrek nemen.
Een project bedacht door en voor medewerkers
Een huzarenstukje! Ethias wilde namelijk alles zelf regelen, van A tot Z, samen met de architecten van Jaspers & Eyers, zonder een beroep te doen op externe consultants: het ontwerp, de inrichting, de implementatie van nieuwe werkmethoden... "Het waren de medewerkers van Ethias die (net als in Hasselt) de medewerkers van Ethias begeleidden. Het hele denkproces werd met, voor en door hen gevoerd. Zowel de filosofie van het hele project, de mentaliteitsverandering, de ruimtelijke indeling, de afwerking (tapijten, meubilair, bureaus) als de verhuizing zelf. Een dergelijke transitie is een te intiem, cultureel avontuur, eigen aan ons bedrijf, om het aan personen van buitenaf toe te vertrouwen", verklaart Sébastien Laporte.
Kwalitatieve sprong
De atypische aanpak leverde al snel positieve resultaten op. Niet alleen om het personeel te verenigen en mee te nemen in het avontuur, maar ook om een grote kwalitatieve sprong voorwaarts te maken op het vlak van “verandering”. Tot eind 2019 bedroeg de bezettingsgraad 1,1 bureau per persoon, vandaag is dat maximaal 0,7! Tegelijkertijd heeft de overstap geleid tot een cultuur van thuiswerken, flexibele werkplekken en clean desks. Ook de audiovisuele en digitale infrastructuur is aanzienlijk verbeterd en gestandaardiseerd, en de connectiviteit is algemeen beschikbaar. Plug-and-play-apparatuur op elke werkplek, ruimtes uitgerust met technologieën waarin AI al is geïntegreerd, enz.
Op energetisch vlak zijn de nieuwe gebouwen volledig koolstofneutraal: in Hasselt dankzij geothermie en in Luik omdat het hoofdkantoor is aangesloten op het stedelijk warmtenet gevoed door de verbrandingsoven van Herstal. Warmtepompen, zonnepanelen, geavanceerde domotica: alle besturing is centraal bediend. Aanwezigheids- of afwezigheidsdetectoren voor de verlichting, intelligent verluchtingsbeheer afhankelijk van de bezetting, geautomatiseerde zonwering gekoppeld aan weerstations om de zoninstraling per seizoen te optimaliseren.
Doelstelling: zo min mogelijk verbruiken, zonder in te boeten aan comfort. “We maken de gebouwen aangenamer voor ons personeel en duurzamer. Het grote verschil is dat onze eigen medewerkers 100% aan het roer staan. Het zijn echt deze interne vaardigheden en capaciteiten die onze gebouwen zo succesvol maken”, zegt Sébastien Laporte tevreden.
Spontaniteit op alle verdiepingen
Het sleutelwoord van de nieuwe thuisbasis is “spontaniteit”, op het gebied van contacten, verplaatsingen, vergaderingen, uitwisselingen. Daarom heeft Ethias het aangedurfd om te breken met het traditionele model van kantoortorens met identieke verdiepingen die met elkaar verbonden zijn door een centrale lift. “Als antwoord op het hybride werken wilden we onze medewerkers meer de kans geven om elkaar tegen te komen dan voorheen: rond onze prachtige Barista in de centrale hal, in een van de agora's op elke verdieping of in de gangen”, legt de verantwoordelijke uit. “Om dit te bevorderen, hebben we ons nieuwe gebouw voorzien van een atypische circulatie. Geen enkele verdieping is identiek aan de andere, noch qua indeling, meubilair, naam of toegang. Sommige verdiepingen beslaan het hele gebouw, andere slechts een deel ervan. Om sommige verdiepingen te bereiken, moet je via een andere verdieping gaan en van lift wisselen. Dit maakt het mogelijk om spontane contacten te leggen met andere collega's en op een andere manier te communiceren dan via Teams. De positieve effecten van deze vorm van circulatie zijn onmiskenbaar“, zegt de specialist ”Organization Effectiveness" tevreden.
Originele boomstructuur
En ja, de ene verdieping is de andere niet. De enige rode draad tussen alle verdiepingen is het thema bomen/vegetatie, dat terugkomt in de namen van de verdiepingen (van Edelweiss tot Baobab), de gebruikte kleuren, de wandontwerpen met akoestische voorzieningen en het meubilair. Elke verdieping heeft zijn eigen identiteit, zijn eigen indeling, zijn eigen bewegwijzering, enz. Het enige echte gemeenschappelijke punt: “Vaarwel kleine kitchenettes, welkom multifunctionele agora-ruimtes - één of twee per verdieping. Een plek om te praten, koffie te drinken, een vergadering te houden. Dit zorgt ervoor dat de afdelingen van dezelfde zone elkaar spontaan ontmoeten”, aldus Sébastien Laporte. En dan is er nog het grote en gezellige bedrijfsrestaurant.
Nieuwe kansen
De ervaringen in Hasselt en Rives Ardentes hebben ook nieuwe mogelijkheden voor menselijke uitwisseling gecreëerd. "Er worden meer workshops ter plaatse gehouden omdat we beschikken over meer geschikte zalen, creatieve en polyvalente ruimtes, een kleine aula... Bijna al onze recepties, seminaries en conferenties vinden nu intern plaats“, merkt de verantwoordelijke op. Nieuw is dat steeds meer van onze B2B-klanten vragen om hun evenementen hier te organiseren. Een team dat aan het algemeen management is verbonden, organiseert deze ‘externe’ evenementen en doet een beroep op Facilities om de ontvangst van meer dan 200 personen in de lobby te regelen, met een walking dinner.”
Het ‘people’-gerichte project had ook een hefboomeffect op de interne ontwikkeling van verschillende medewerkers. Als gevolg van de automatisering of uitbesteding van activiteiten werden collega's omgeschoold naar functies met een hogere toegevoegde waarde binnen Facilities. In het hart van de lobby heeft de creatie van het Barista-eiland de voormalig keukenhulp Gabi in staat gesteld om de belichaming te worden van deze luxueuze koffiehoek, die aanvankelijk als tijdelijk was bedoeld, maar gezien het succes permanent is geworden.
Foto's: Fernand Letist
