Facility Awards: LETEC zet een beslissende stap richting toekomst
Op 24 april 2025 opende de business unit Henegouwen van LETEC, op minder dan tien minuten wandelen van haar vroegere hoofdzetel, officieel de deuren van haar nieuwe gebouw in Bergen. De verhuis was geen luxe, maar een noodzaak: het oude adres was uitgegroeid tot een symbool van verouderde kantoorinfrastructuur, een energieverslindend gebouw, administratieve versnippering en vooral achterhaalde werkmethodes. Aanvankelijk lag een grondige renovatie op tafel. Toen zich echter de opportuniteit aandiende om een nieuw gebouw te verwerven in de wijk Les Grands Prés, vlak bij het nieuwe station, werd resoluut gekozen om in de toekomst te investeren in plaats van het verleden op te knappen. Uitvoerend directeur Rémy Prévot greep die kans met beide handen aan en maakte van de verhuis een strategisch keerpunt voor de organisatie.
Externe expertise
De uitdaging ging veel verder dan bakstenen en beton. De nieuwe hoofdzetel moest het startpunt én de katalysator worden voor een volledige omschakeling naar New Ways of Working. Een nieuwe omgeving bood de ideale context voor een grondige verandering van de werkcultuur, ten voordele van de medewerkers, maar ook van productiviteit en kostenbeheersing.
Om deze titanenklus tot een goed einde te brengen, koos het directieteam in Henegouwen er bewust voor zich te laten begeleiden door adviesbureau Colliers. “Wij beschikken niet over een eigen facilitaire dienst zoals in veel private bedrijven. Bij ons zijn die activiteiten verspreid over verschillende diensten en we hadden geen ervaring met zo’n ingrijpende transformatie van werkgewoontes. Het was duidelijk dat we er alleen niet zouden geraken. De externe expertise van Colliers bleek bijzonder waardevol om de contouren van het project te bepalen en ons change management te ondersteunen”, aldus Rémy Prévot.
Transparantie en participatie
Het stuurcomité werkte gefaseerd en betrok het personeel maximaal via verschillende werkgroepen (design, inrichting, change, opvolgingscomité, praktische en operationele aspecten…).
“Het stuurcomité bepaalde de hoofddoelstellingen van het project, met de tevredenheid van de medewerkers als prioriteit. Zodra de grote lijnen vastlagen, hebben we het personeel voortdurend geïnformeerd over de voortgang”, licht Audrey Lepape, verantwoordelijke Communicatie, toe.
Op 24 april 2025 opende de business unit Henegouwen van LETEC, op minder dan tien minuten wandelen van haar vroegere hoofdzetel, officieel de deuren van haar nieuwe gebouw in Bergen. De verhuis was geen luxe, maar een noodzaak: het oude adres was uitgegroeid tot een symbool van verouderde kantoorinfrastructuur, een energieverslindend gebouw, administratieve versnippering en vooral achterhaalde werkmethodes. Aanvankelijk lag een grondige renovatie op tafel. Toen zich echter de opportuniteit aandiende om een nieuw gebouw te verwerven in de wijk Les Grands Prés, vlak bij het nieuwe station, werd resoluut gekozen om in de toekomst te investeren in plaats van het verleden op te knappen. Uitvoerend directeur Rémy Prévot greep die kans met beide handen aan en maakte van de verhuis een strategisch keerpunt voor de organisatie.
Externe expertise
De uitdaging ging veel verder dan bakstenen en beton. De nieuwe hoofdzetel moest het startpunt én de katalysator worden voor een volledige omschakeling naar New Ways of Working. Een nieuwe omgeving bood de ideale context voor een grondige verandering van de werkcultuur, ten voordele van de medewerkers, maar ook van productiviteit en kostenbeheersing.
Om deze titanenklus tot een goed einde te brengen, koos het directieteam in Henegouwen er bewust voor zich te laten begeleiden door adviesbureau Colliers. “Wij beschikken niet over een eigen facilitaire dienst zoals in veel private bedrijven. Bij ons zijn die activiteiten verspreid over verschillende diensten en we hadden geen ervaring met zo’n ingrijpende transformatie van werkgewoontes. Het was duidelijk dat we er alleen niet zouden geraken. De externe expertise van Colliers bleek bijzonder waardevol om de contouren van het project te bepalen en ons change management te ondersteunen”, aldus Rémy Prévot.
Transparantie en participatie
Het stuurcomité werkte gefaseerd en betrok het personeel maximaal via verschillende werkgroepen (design, inrichting, change, opvolgingscomité, praktische en operationele aspecten…).
“Het stuurcomité bepaalde de hoofddoelstellingen van het project, met de tevredenheid van de medewerkers als prioriteit. Zodra de grote lijnen vastlagen, hebben we het personeel voortdurend geïnformeerd over de voortgang”, licht Audrey Lepape, verantwoordelijke Communicatie, toe.
Mentaliteitsverandering
De nieuwe werkomgeving bracht duidelijke keuzes met zich mee: geen vaste werkplekken meer; een ratio van 0,9 werkpost per medewerker (9 bureaus voor 10 personen); een halve kastplank per persoon voor documentatie; gedeelde ‘teamhubs’; individuele lockers; vier thematische vergaderruimtes (creatie, concentratie…); een centrale cafetaria die ontmoeting stimuleert en het verbod op eten aan het bureau compenseert; en – als sterk signaal – directieleden die afstand doen van hun individuele kantoor en tussen hun teams plaatsnemen.
De samenwerking met Colliers verhoogde ook de kwaliteit van de veranderbegeleiding en de interne communicatie. “We ontwikkelden een aparte projectwebsite, organiseerden infosessies, werfbezoeken en 3D-visualisaties. Daarnaast werkten we met interne ambassadeurs als informatiekanalen. Managers kregen bovendien een specifieke opleiding rond hybride werken en leiderschap in een verandercontext”, aldus Audrey Lepape.
Het nieuwe gebouw betekende niet alleen een kwalitatieve sprong in werkbeleving en organisatie, maar ook een forse technologische upgrade. “Tien niveaus hoger dan wat we voordien hadden”, schat Rémy Prévot. De overstap maakte het mogelijk dat de centrale aansturing van de hard facilities veel performanter werden. Andere verbeteringen volgden eveneens : betere isolatie, optimalisatie van informatiestromen, een digitaal reservatiesysteem voor vergaderruimtes; gedeelde professionele agenda’s; verdere digitalisering en minimale archiefopslag.
Enkele weken na de verhuis in april 2025 wees een eerste tevredenheidsenquête uit dat met een globale score van 4,5 op 5 de juiste keuze was gemaakt. 85% van de medewerkers gaf aan dat hun welzijn in ruime mate in rekening was gebracht.
Tevredenheid en draagvlak
Wie het nieuwe gebouw bezoekt, ervaart levendige en ergonomische omgevingen die welzijn, collegialiteit, samenwerking, flexibiliteit en transversaliteit bevorderen. “Natuurlijk blijft het gebouw bescheiden in vergelijking met sommige private voorbeelden en wat we hebben geïmplementeerd is op zich niet revolutionair in facilitaire termen”, geeft de uitvoerend directeur met enige bescheidenheid toe. “Maar de kracht en de legitimiteit van ons traject om aanspraak te maken op de titel Project FM of the Year zit in de enorme sprong tussen onze moeilijke uitgangspositie in het oude gebouw en het kwaliteitsniveau van onze nieuwe hoofdzetel.”
Prévot vervolgt: “Mijn trots — en die van het management — is dat we koers hebben gehouden en draagvlak hebben gecreëerd dankzij de begeleiding en de interne communicatie die we hebben opgezet. Onze duidelijke visie en transparantie naar het personeel waren cruciaal voor het succes. Een jaar na de verhuis is de verbondenheid die toen ontstond nog steeds voelbaar. Iedereen heeft dezelfde ervaring gedeeld, iedereen zat in dezelfde boot en iedereen heeft zijn schouders eronder gezet. We waren geen proefkonijnen, maar “piloten” bij de modernisering van onze werkmethodes en facilities.”
De impact reikt verder dan Henegouwen alleen. Binnen LETEC groeit de vraag naar een modernere manier van werken. Het succes van het gebouw in Les Grands Prés moet als voorbeeld dienen. Tijdens een receptie in 2025 verklaarde CEO van LETEC Jean-Michel Soors dan ook enthousiast: “Het is fantastisch. Ik nodig jullie allemaal uit om in Bergen een kijkje te gaan nemen, dit nieuwe gebouw te bezoeken en het personeel te ontmoeten. Wat zij hier gerealiseerd hebben, is de weg die wij zullen volgen.”
Foto's: © Nathan Everaerts
