Facility management zorgt dat alles blijft draaien, ook in tijden van transformatie
Waar Bpost vroeger vooral bekend stond als een brievenbedrijf, positioneert het zich vandaag als een volwaardig pakjesbedrijf. "Met onze afdeling Facility Management zorgen wij ervoor dat onze infrastructuur ook tijdens deze grondige transformatie blijft draaien”, legt Verheyen uit. “Wij beheren alle Belgische infrastructuur: dat gaat van sorteercentra en distributiecentra tot postkantoren, maar ook ondersteunende infrastructuur zoals bijvoorbeeld laadpalen voor de elektrische bestelwagens van onze postbodes.”
Verheyen is zelf een product van de eerste generatie facility managers in België. Hij volgde de opleiding Facility Management aan de hogeschool Odisee en de Hanzehogeschool in Groningen, aangevuld met een jaar projectmanagement. Hij startte zijn carrière in consultancy. “In die periode heb ik veel bedrijven gezien, in binnen- en buitenland. Dat heeft me een brede kijk gegeven op processen en optimalisatie.” In 2006 maakte hij de overstap naar Bpost. Twintig jaar later blikt hij terug op een carrière die allesbehalve statisch was. “Het voelt alsof ik elk jaar in een ander bedrijf heb gewerkt”, zegt hij. “De veranderingen zijn enorm geweest, maar nodig.”
800 gebouwen, duizenden assets
De schaal waarop Verheyen en zijn teams werken, is dan ook indrukwekkend. Waar Bpost twintig jaar geleden nog zo’n 2.400 gebouwen beheerde, zijn dat er vandaag nog ongeveer 800. Die rationalisatie was noodzakelijk, maar maakt het werk niet minder complex. “Ons patrimonium is bijzonder divers”, bevestigt Verheyen. “Van kleine postkantoren tot grote sorteercentra zoals Antwerpen X, Gent X, Charleroi X, Luik X en het centrale Brusselse NBX tot de administratieve hoofdzetel in Brussel. Elk gebouw heeft zijn eigen technische uitdagingen, gebruikers en noden.”
Daarnaast beheert Facility Services ook een indrukwekkend aantal assets in het straatbeeld: meer dan 9.000 brievenbussen en meer dan 2.500 Bboxen, de pakjesautomaten van Bpost. Die laatste vormen een snelgroeiend netwerk dat inspeelt op veranderend consumentengedrag. “En ook daar stopt het niet. We onderhouden ook fietsen, e-bikes en e-trailers die ingezet worden voor leveringen, zeker in lage-emissiezones. Facility management gaat bij ons dus veel verder dan gebouwen alleen.”
Mensen maken het verschil
Achter die werking schuilt een uitgebreide organisatie. Facility Services telt onder meer een 130-tal eigen schoonmaakmedewerkers, zo’n 110 technici en een 30-tal medewerkers in catering, maar ook kaderpersoneel en experts. Daarnaast werkt Bpost met externe partners voor aanvullende dienstverlening in zowel hard als soft facility management. “Vandaag hebben we ons model sterk geoptimaliseerd en werken we hybride, met interne en externe capaciteit”, aldus Verheyen.
De organisatie is opgebouwd uit een centrale en een operationele poot. Het centrale team beheert processen, contracten en strategische projecten, terwijl de operationele teams instaan voor het dagelijks beheer van gebouwen en assets. “Die samenwerking is essentieel. Zonder goede afstemming kan zo’n netwerk simpelweg niet functioneren.”
Internaliseren waar het kan, uitbesteden waar nodig
Opvallend is dat Bpost niet blind meegaat in de trend van volledige outsourcing. Integendeel: waar mogelijk kiest het bedrijf bewust voor internalisatie. “We maken telkens een afweging”, duidt Verheyen. “Hebben we de competenties in huis? Is het economisch verantwoord? Past het binnen onze processen? Als het antwoord ja is, dan doen we het zelf. Op die manier blijven we ook de werkgelegenheid binnen het bedrijf garanderen.” Een goed voorbeeld zijn de fietstechnici. “We hebben er zo’n 25 in dienst. Een externe partij vinden die van Luik tot Oostende 5.000 fietsen kan onderhouden met consistente kwaliteit, is bijzonder moeilijk. Onze schaal is daar net een voordeel. We hebben door onze nationale dekking een enorme slagkracht om dingen globaal op te zetten en te ondersteunen. ”
Voor gespecialiseerde domeinen zoals technisch onderhoud van gebouwen, blijft samenwerking met externe partners dan weer wel essentieel. Die worden via aanbestedingen geselecteerd, in lijn met de wetgeving rond overheidsopdrachten.
FM Academy
De rol van facility management binnen Bpost is de afgelopen jaren sterk geëvolueerd. “Wij zorgen ervoor dat de core business kan draaien”, benadrukt het hoofd van Facility Services. “Als onze gebouwen niet functioneren, als Bboxen defect zijn of fietsen niet inzetbaar, dan heeft dat meteen impact op de klant.” Die verantwoordelijkheid vertaalt zich ook in continue optimalisatie. Productiviteit verhogen, processen verbeteren en inspelen op nieuwe noden zijn dagelijkse realiteit. “Onze rol is om er voor te zorgen dat onze infrastructuur gewapend is voor de toekomst. Denk maar aan het installeren van nieuwe datasystemen in de wagens van onze techniekers tot het inzetten van drones voor de inspectie van gebouwen. Mee zijn met nieuwe evoluties is onvermijdelijk in een sector die zo snel evolueert.”
Om die evolutie te ondersteunen, investeert Bpost sterk in competentieontwikkeling. Een belangrijk initiatief is de interne FM Academy. “We willen onze mensen laten groeien en dat zowel in de breedte als in de diepte. Bpost telt meer dan 26.000 vaste werknemers die soms een nieuwe uitdaging wensen. Dan zou het maar raar zijn om niet uit die eigen vijver van talent te gaan vissen. De FM Academy moet er dus voor zorgen dat bepaalde expertise die we vandaag extern inkopen, op termijn intern zelf opbouwen. Dat maakt ons wendbaarder én versterkt onze kwaliteit. Maar het is een evenwichtsoefening: we zullen altijd met externe partners blijven werken.”
Imago versus realiteit
Ondanks die intense dynamiek kampt Bpost soms met een verouderd imago. Volgens Verheyen is dat niet altijd terecht: “Mensen beseffen niet hoe complex en technisch onze organisatie is. We werken met hoogspanningsinstallaties, laadpaleninfrastructuur voor de elektrificatie van ons wagenpark, HVAC-systemen van de nieuwste generatie, geavanceerde logistieke infrastructuur, om maar enkele voorbeelden te noemen. Dat zijn stuk voor stuk uitdagende projecten.”
Daarom ziet hij communicatie en netwerken als belangrijke hefbomen, ook richting de arbeidsmarkt. “We zoeken voortdurend mensen met talent en de juiste mindset. Via artikels zoals dit willen we tonen wat facility management bij Bpost écht inhoudt.”
Ook organisaties als bBelfa spelen daarbij een rol, vooral complementair. “Het is in de eerste plaats een netwerkorganisatie,” zegt hij. “Maar het helpt ook om ideeën te toetsen en te zien waar de markt naartoe gaat. Thema’s als BIM, asset management en innovatieve technologieën komen regelmatig aan bod. Je merkt dat we op veel vlakken al ver staan, en dat maakt ons ook een aantrekkelijke werkgever. We gaan daar ook vaak op zoek naar mensen die effectief een bepaalde expertise hebben, een bepaalde ervaring, maar ook een bepaalde mentaliteit die we zoeken om heel die organisatie natuurlijk mee vorm te geven.”
Blik op de toekomst
De uitdagingen voor facility management bij Bpost zijn duidelijk: verdere digitalisering, duurzaamheid, efficiëntie en flexibiliteit. Elektrificatie van het wagenpark, uitbreiding van het Bbox-netwerk en optimalisatie van het gebouwenpatrimonium zijn slechts enkele voorbeelden. Met een organisatie die reikt van straatniveau tot hoogtechnologische sorteercentra, is volgens Verheyen één ding duidelijk: “Zonder sterke facilitaire ondersteuning komt zelfs de grootste speler tot stilstand. De druk zal in de toekomst zeker niet afnemen, maar dat maakt het net boeiend.”
Auteur: Elke Lamens. Foto’s: Elke Lamens & Bpost
Over Stijn Verheyen
- Leeftijd: 51 jaar
- Functie: Head of Services, Bpost
- Opleiding: Facility Management en Projectmanagement (Odisee, Hanzehogeschool Groningen, Thomas More Hogeschool)
- Loopbaan: Consultancy; sinds 2006 actief binnen Bpost Real Estate & Facility Management
- Expertise: Patrimonium- en assetmanagement, leveranciers- en contractsturing, proces- en informatiemanagement, organisatiebeheer
