Hoe Belfius de werkplek van de toekomst vandaag al vormgeeft
Als Head of Workplace & Building combineert Vanderhaegen haar achtergrond als burgerlijk ingenieur-architect met bijna twintig jaar ervaring binnen Belfius. Die unieke combinatie van technische expertise, strategisch inzicht en een uitgesproken mensgerichte visie maakt dat zij een afdeling vormt die veel verder kijkt dan klassiek facility management. Dat Vanderhaegen ooit verantwoordelijk zou worden voor de volledige workplace- en buildingstrategie van een grote financiële instelling, lag niet voor de hand. Na haar opleiding Burgerlijk Ingenieur-Architect aan KU Leuven, aangevuld met studies aan de Universiteit van Kaapstad, startte ze haar carrière als zelfstandig architect en stedenbouwkundige. "Ik bewaar graag het overzicht en verbindt verschillende disciplines met elkaar. Na enkele jaren merkte ik dat ik meer energie haalde uit complexe projecten waarin strategie, mensen en gebouwen samenkomen dan uit puur architecturale opdrachten", bekent ze.
Sinds haar start bij Belfius in 2007 groeide ze via verschillende functies door naar haar huidige rol. Ze werkte mee aan de ontwikkeling van nieuwe kantoorconcepten voor bankkantoren, begeleidde vastgoedprojecten voor lokale besturen, zoals woonzorgcentra, scholen, politiecommissariaten en brandweerkazernes, en stond mee aan de wieg van strategische innovatieprojecten binnen de organisatie. Sinds 2017 leidt ze de afdeling Workplace & Building, een multidisciplinair team van ongeveer vijftig medewerkers dat instaat voor alles wat de kantooromgeving ondersteunt.
Van building management naar workplace experience
Lien Vanderhaegen heeft in die afgelopen tien jaar haar eigen functie fundamenteel zien veranderen. "Toen ik begon, heette onze afdeling Building Management. De focus lag toen vooral op techniek: zorgen dat alles werkte, dat de temperatuur goed stond en dat iedereen een bureau had.” Vandaag klinkt de naam Workplace & Building bewust anders. "Het woord 'workplace' maakt het veel menselijker. Natuurlijk blijven techniek, veiligheid en infrastructuur essentieel, maar uiteindelijk bouwen we geen kantoren voor gebouwen, maar werkplekken voor mensen. Onze gebouwen vormen dan wel het decor, maar uiteindelijk draait alles om de mensen die erin samenwerken.”
Die evolutie weerspiegelt volgens haar meteen ook de bredere beweging binnen de facilitywereld. “Waar vroeger vooral efficiëntie centraal stond, gaat het vandaag steeds vaker over beleving. De vraag luidt niet langer uitsluitend of een gebouw technisch goed functioneert, maar ook of medewerkers zich er welkom voelen, elkaar ontmoeten en optimaal kunnen samenwerken.”
De afdeling beheert enerzijds de centrale en regionale kantoorgebouwen van Belfius en combineert anderzijds verschillende expertises onder één dak: Building Strategy, Building Infrastructure & Energy, Physical Security, Space Management, Workplace Concepts & Experience en Facility Management. Die combinatie laat volgens Vanderhaegen toe om niet alleen operationeel sterk te presteren, maar ook om strategisch vooruit te kijken. "We ontwikkelen werkplekken en ervaringen die onze bedrijfscultuur, ons merk en onze manier van samenwerken versterken. Daarom creëren we kwalitatieve kantooromgevingen waarin medewerkers graag samenwerken, hybride werken optimaal ondersteund worden, en welzijn, veiligheid en duurzaamheid hand in hand gaan."
Drie strategische pijlers
Om die ambitie waar te maken werkt de afdeling Workplace & Building de komende jaren rond drie duidelijke strategische pijlers: strong core, operational efficiency en future workplace. “De basis blijft een performante infrastructuur. Daaronder vallen gebouwbeheer, technische installaties, energiebeheer en fysieke beveiliging. Zonder een sterke operationele basis kan geen enkele workplace experience slagen”, legt ze de eerste pijler uit. Digitalisering speelt ook binnen facility een steeds grotere rol. “Processen worden verder gestroomlijnd, data ondersteunen beslissingen en technologie helpt om efficiënter te werken. Volgens Vanderhaegen zal die evolutie de komende jaren alleen maar versnellen”, meent ze.
“De werkplek van de toekomst is misschien wel de meest zichtbare pijler. Hier draait alles rond aantrekkelijke werkplekken die medewerkers bewust verleiden om naar kantoor te komen. Dat gaat over inrichting, samenwerking, hospitality, welzijn en services, maar even goed over de manier waarop een kantoor de identiteit van Belfius zichtbaar maakt.”
Twee onmisbare enablers
Naast de drie pijlers investeert de afdeling sterk in twee ondersteunende ’enablers’. De eerste is de eigen ‘workforce’. "We beschikken over ontzettend veel expertise”, benadrukt Lien Vanderhaegen. “Maar tegelijk zien we dat een grote groep collega's de komende jaren met pensioen gaat. Dat betekent dat kennisoverdracht, opleiding en het aantrekken van nieuw talent cruciaal worden. Nieuwe medewerkers brengen bovendien nieuwe ideeën binnen. Die frisse blik houdt ons als organisatie scherp."
De tweede enabler is eenvoudigweg 'Energy'. “Dat staat voor de energie van mensen. De goesting, het optimisme, de motivatie en de samenwerking zijn de motor achter elke succesvolle werkplek. Je brengt immers een groot deel van je leven door op het werk. Dan moet je daar ook graag zijn."
Impact van hybride werken
De coronaperiode betekende een kantelpunt voor elke organisatie en zo moest ook Belfius haar visie op kantoor grondig herdenken. "Tijdens de pandemie werkte iedereen thuis. Daarna kwam iedereen geleidelijk terug. Vandaag zoeken we vooral naar een nieuw evenwicht." Dat hybride model betekent volgens Vanderhaegen niet dat kantoren zich moeten gedragen als een tweede woonkamer. "Ik geloof niet dat we ‘thuis’ moeten kopiëren op kantoor. Onze meerwaarde zit in de menselijke interactie. Een spontaan gesprek aan de lift. Een toevallige ontmoeting in de koffiehoek. Een korte debriefing na een vergadering. Een collega die even informeel binnenloopt met een vraag. Dat zijn momenten die je thuis moeilijk kunt organiseren. Precies daarom blijft het kantoor zo belangrijk."
Wie vandaag de Belfius-hoofdzetel binnenwandelt, merkt daarom meteen dat de kantooromgeving veel meer is geworden dan een verzameling bureaus en vergaderzalen. De voorbije jaren investeerde de afdeling Workplace & Building doelgericht in ruimtes die ontmoeting, samenwerking en beleving centraal zetten. Een van de meest zichtbare realisaties is The Kitchen, het volledig vernieuwde bedrijfsrestaurant met een eigen baristabar. “Die naam is bewust gekozen. Het restaurant moest veel meer worden dan een plaats waar collega's lunchen. Vroeger was het vooral een plek waar je snel iets ging eten. Vandaag zien we collega's er de hele dag door samenkomen. Ze spreken er informeel af, werken er kort samen, vieren een verjaardag of het pensioen van een collega, of drinken gewoon een koffie tussen twee meetings. De ruimte hebben we dan ook bewust ingericht met verschillende zithoeken om dat mogelijk te maken. De baristabar versterkt dat sociale karakter nog verder. Het resultaat is dat The Kitchen nu het kloppende hart van onze hoofdzetel is geworden.”
Ook de manier waarop projecten vandaag worden georganiseerd, veranderde fundamenteel. “Klassieke vergaderzalen werden steeds minder geschikt voor multidisciplinaire teams om er gedurende langere tijd intensief samen te werken. Daarom ontwikkelden we The Colab, een volledig vernieuwde verdieping specifiek ontworpen voor transversaal projectwerk. Teams kunnen er gedurende meerdere weken of zelfs maanden een vaste projectzone reserveren. Elke zone combineert een grote digitale vergaderruimte met een tweede, flexibel ingerichte ruimte waar medewerkers op een formele of meer informele manier kunnen samenwerken. Onze collega's gaven aan dat ze nood hadden aan meer dan een vergaderzaal. Met The Colab spelen we daar rechtstreeks op in..”
Zelfs de kleinere ingrepen maken volgens Vanderhaegen een groot verschil. Zo werden de voorbije twee jaar alle koffiehoeken in de hoofdzetel volledig vernieuwd. “Waar deze vroeger vooral functioneel waren ingericht, vormen ze vandaag warme ontmoetingsplekken met een huiselijke uitstraling. Het zijn vaak net deze informele plekken waar de meest waardevolle gesprekken ontstaan. Niet tijdens een geplande vergadering, maar toevallig, tussen twee afspraken door. Eigenlijk faciliteren wij zo ontmoeting, samenwerking en verbinding.”
Merkidentiteit voelbaar maken
Opvallend in de Belfius-hoofdzetel is verder hoe consequent de merkidentiteit werd doorgetrokken in het interieur. De kantooromgeving is niet zomaar een neutrale werkplek, maar een fysieke vertaling van de organisatie zelf. "Onze merkidentiteit is de ziel van onze kantooromgeving. Vanaf het moment dat je het gebouw binnenstapt, moet je tot in de kleinste details voelen waarvoor Belfius staat. We hebben de materialen, kleuren, signalisatie en inrichting zorgvuldig op elkaar afgestemd. De werkplek versterkt zo de bedrijfscultuur. Voor verschillende werkplekprojecten werkten we nauw samen met Shake Design. Die gaf mee vorm aan de inrichting en maakte de vertaalslag van merkidentiteit naar een hedendaagse kantoorbeleving.”
Human meets digital
Facility management heeft de voorbije tien jaar een indrukwekkende evolutie doorgemaakt. Waar vroeger vooral technische expertise centraal stond, wordt vandaag een brede strategische blik verwacht. De moderne facility manager combineert vastgoedkennis met hospitality, duurzaamheid, technologie, data, veiligheid, change management en vooral een diep inzicht in hoe mensen samenwerken. Die veelzijdigheid spreekt Vanderhaegen nog elke dag aan: "Verandering is voor ons geen uitzondering, maar de dagelijkse realiteit. Technologie evolueert, organisaties veranderen en ook de verwachtingen van medewerkers blijven verschuiven. Dat maakt onze job net zo boeiend."
De positieve reacties op de vernieuwde werkplekken bevestigen volgens haar dat Belfius de juiste koers vaart. "Wanneer collega's vertellen dat ze graag naar kantoor komen omdat ze elkaar daar ontmoeten, samenwerken of gewoon graag in die omgeving zijn, dan weten we waarvoor we het doen. Een omgeving creëren die ontmoeting stimuleert, samenwerking versterkt en medewerkers elke dag opnieuw verbindt met elkaar én met de organisatie.” Daarnaast ziet Vanderhaegen artificiële intelligentie uitgroeien tot een belangrijke hefboom voor facility management. "Ik denk dat we nog maar aan het begin staan. AI zal ons helpen om slimmer met gebouwen, data en processen om te gaan. Maar voor mij blijft het altijd een verhaal van 'human meets digital'. Technologie ondersteunt de mens, niet omgekeerd."
Door Elke Lamens
