Les visiteurs et les contractants de Pasfrost s’enregistrent rapidement et intuitivement
« L’enregistrement d’un visiteur doit être rapide et efficace, et Gatehouse est un outil intuitif et convivial », déclare Anne Lafaut, troisième génération de l’entreprise familiale de Zonnebeke (Passendale).
Fondé en 1977, Pasfrost est aujourd’hui un acteur international dans le secteur des légumes surgelés. « Au cœur du potager de la Flandre occidentale », peut-on lire sur le site web. Les clients sont issus du commerce du détail, de la restauration et de l’industrie. L’entreprise compte environ 240 collaborateurs fixes. « Notre histoire commence chez les agriculteurs-maraîchers du Westhoek et du Nord de la France, avec lesquels nous avons des contrats. Les légumes qu’ils récoltent nous sont immédiatement livrés. Nous suivons les saisons, c’est Mère Nature qui décide. Les légumes fraîchement récoltés ne peuvent pas être stockés, contrairement aux pommes de terre. Ils sont donc transformés en légumes surgelés dans les 3 heures qui suivent », explique Anne Lafaut qui dirige l’entreprise avec sa sœur Véronique et son frère Vincent. Pasfrost investit dans le développement durable et utilise diverses sources d’énergies renouvelables. Le biogaz et la chaleur récupérée sont réinjectés dans les processus de production. « Avec nos fournisseurs, nous explorons les dernières technologies. Nous les répertorions et nous les intégrons dans nos plans d’investissement à long terme », ajoute-t-elle.
Intuitif
Le nombre de visiteurs par jour varie entre 40 et 60 personnes. Jusqu’à il y a un an, ils devaient s’inscrire à l’accueil, dans un registre prévu à cet effet. Lors d’une visite d’une entreprise de stockage logistique, Anne Lafaut a découvert le système Gatehouse, opérationnel depuis maintenant un an chez Pasfrost. Gatehouse imprime un badge qui facilite également la sortie grâce à un code QR. « L’enregistrement d’un visiteur doit être rapide et correct. Gatehouse est intuitif et convivial: le système guide l’utilisateur », explique Anne Lafaut. Le profil des visiteurs de Pasfrost est varié: « Nous distinguons deux catégories : les visiteurs (sollicitant, testeurs, auditeurs, etc.), d’une part, et les partenaires externes (sous-traitants, contractants, etc.), d’autre part. Nous avons privilégié la combinaison d’un kiosque Gatehouse à l’accueil et des modules muraux pour passer les badges à des endroits stratégiques du site. Gatehouse sera prochainement étendu avec les modules muraux. Les dames de l’accueil vérifient chaque matin si les visiteurs ont bien badgé la veille en repartant. Si ce n’est pas le cas, elles font le nécessaire. À minuit, les visiteurs sont automatiquement retirés de la liste de sortie. »
Défense alimentaire, RGPD, sécurité…
L’industrie agro-alimentaire est soumise à diverses réglementations et directives. On peut citer la défense alimentaire, le RGPD, la sécurité… La sécurité alimentaire concerne les deux catégories de visiteurs, tandis que les autres mesures de sécurité ne s’appliquent qu’aux entreprises externes. La défense alimentaire stipule notamment que le producteur alimentaire doit savoir qui est présent sur le site et sa personne de contact doit en être informée, etc. « Chaque entreprise externe est informée dès le début de la collaboration de nos instructions en matière de sécurité alimentaire, de sécurité, de RGPD, … et doit les approuver », poursuit Anne Lafaut.
Le système doit rester gérable
Lors de son enregistrement, possible en trois langues, le visiteur doit indiquer pour quel département il vient et le nom de sa personne de contact à la production, à l’emballage, à la logistique, etc. Cette dernière est alors informée par e-mail de l’arrivée de son visiteur. Les sms, appels teams et téléphoniques ne sont actuellement pas utilisés. La personne de contact est également avertie lorsque le visiteur quitte les lieux. Gatehouse est un outil puissant et efficace. Les données comme l’heure d’arrivée et de départ peuvent constituer un outil supplémentaire pour la vérification d’une facture. Gatehouse permet à Pasfrost de travailler avec des documents explicatifs (PDF) ou des vidéos d’instructions. L’entreprise utilise principalement des documents PDF.
Les consignes de sécurité ont été affinées avec Gatehouse. Dans le prolongement, une FAQ a été élaborée pour que chaque visiteur/contractant soit informé des choses à faire et à ne pas faire sur le site. « Une entreprise qui doit par exemple effectuer des travaux de meulage ou de découpe sur le site de Pasfrost doit, après s’être enregistrée, demander un permis de feu à l’accueil. Il en va de même pour le travail en hauteur. Initialement, il n’était possible de répondre que par ‘oui’ ou ’non’, mais nous avons ajouté les options ‘oui’ et ‘non’. L’équipe de Gatehouse réfléchit avec nous et fait preuve de flexibilité. Pour certaines entreprises externes qui viennent souvent sur le site, une procédure simplifiée est temporairement en vigueur via un badge visiteur fréquent. Après cette période, les procédures doivent être à nouveau suivies dans leur intégralité à des fins de rappel », explique Anne Lafaut. « Il est important que le système reste gérable. »
Une application pour la sortie dans le cloud
Gatehouse stocke les archives visiteurs dans le cloud, conformément au RGPD. Le client, Pasfrost en l’occurrence, décide de la durée de conservation des données. L’application de sortie est un outil clé qui distingue Gatehouse des autres systèmes d’enregistrement des visiteurs. Le badge est pourvu d’un code QR pour scanner les visiteurs de la liste de sortie. Il n’est cependant pas obligatoire d’enregistrer au préalable chaque numéro de gsm dans l’application. Au moment de la sortie, les visiteurs peuvent être scannés à l’aide du scanner QR sur un smartphone. Cela permet d’avoir rapidement une liste des personnes présentes au point de rassemblement.
Les plus
« Un avantage appréciable de Gatehouse est la possibilité de se concentrer sur un point d’action spécifique pendant une semaine : demander par exemple aux visiteurs de porter une charlotte (quel que soit le département visité) », conclut Anne Lafaut. « Un autre atout de Gatehouse est le regroupement et le traitement de souhaits de clients. Cela se traduit souvent par une valeur ajoutée et des mises à jour du système qui sont bénéfiques aux autres clients de Gatehouse. »
