Pasfrost laat bezoekers en contractors snel en intuïtief registreren
“De registratie van een bezoeker moet snel en efficiënt kunnen gebeuren. Gatehouse werkt intuïtief en gebruiksvriendelijk”, zegt Anne Lafaut van het derde generatie familiebedrijf uit Zonnebeke (Passendale).
Pasfrost, opgericht in 1977, is uitgegroeid tot een internationale speler in de wereld van diepvriesgroenten. “Gelegen midden in de groentetuin van West-Vlaanderen”, lezen we op de website. De afnemers zijn te vinden in retail, foodservice en industrie. Het bedrijf telt een 240- tal vaste medewerkers. “Ons verhaal begint bij de landbouwers-groententelers uit de Westhoek en het Noorden van Frankrijk waarmee we contracten afsluiten. De diverse soorten groenten die ze oogsten, worden onmiddellijk bij ons afgeleverd. Wij volgen de seizoenen, moeder natuur beslist. Vers geoogste groenten kunnen - in tegenstelling tot aardappelen - niet worden gestockeerd. Binnen de 3 uur worden ze verwerkt tot diepvriesgroenten”, aldus Anne Lafaut die samen met zus Veronique en broer Vincent het bedrijf runt. Pasfrost investeert in duurzaamheid en maakt gebruik van diverse bronnen van hernieuwbare energie. Zo worden biogas en gerecupereerde warmte hergebruikt in de productieprocessen. “Samen met onze leveranciers gaan we op zoek naar de nieuwste technieken. We brengen die in kaart en nemen die toekomstgericht mee in onze investeringsplannen”, aldus Anne Lafaut.
Intuïtief
Het aantal bezoekers per dag schommelt tussen 40 en 60 personen. Tot voor een jaar dienden zij zich aan het onthaal manueel te registreren in een speciaal daarvoor bestemd boek. Als bezoeker in een logistiek opslagbedrijf leerde Anne Lafaut het flexibele Gatehouse systeem - inmiddels 1 jaar operationeel bij Pasfrost - kennen. Gatehouse maakt een geprinte badge aan die middels een QR-code ook het uitchecken vergemakkelijkt. “De registratie van een bezoeker moet correct en snel kunnen gebeuren. Gatehouse werkt intuïtief en gebruiksvriendelijk: het systeem zet de gebruiker goed op weg”, zegt Lafaut. Het profiel van de Pasfrost-bezoeker is vrij divers: “We hanteren een opdeling in 2 categorieën: bezoekers (sollicitanten, testers, auditors…), enerzijds, en externe bedrijven (toeleveranciers, contractors …), anderzijds. Onze voorkeur ging uit naar de combinatie van een Gatehouse kiosk aan het onthaal en wandmodules om uit te badgen op strategische plaatsen binnen de site. Binnenkort wordt Gatehouse uitgebreid met deze wandmodules. De dames aan het onthaal gaan ’s morgens na of iedereen de dag voordien correct heeft uitgebadged. Indien dit niet het geval is, badgen zij de bewuste perso(o)n(en) dan uit. Om middernacht worden bezoekers wel volautomatisch uit de evacuatielijst uitgeschreven.”
Food Defense, GDPR, safety…
In de voedingsindustrie komen heel diverse reglementeringen en richtlijnen samen. Denk bv. aan Food Defense, GDPR, safety… Voedselveiligheid belangt beide categorieën (bezoekers én externe bedrijven) aan, de andere veiligheidsmaatregelen zijn enkel van toepassing op externe bedrijven. Food Defense bepaalt o.m. dat de voedingsproducent moet weten wie er op het bedrijfsterrein aanwezig is, zijn contactpersoon moet op de hoogte zijn... “Elk extern bedrijf wordt bij het begin van de samenwerking gebrieft over onze instructies inzake voedselveiligheid, veiligheid, GDPR…. en moet deze ook goedkeuren”, zegt Lafaut.
Systeem moet beheersbaar blijven
Bij de opstart van zijn registratie - mogelijk in 3 talen - moet de bezoeker aangeven voor welke afdeling hij komt, en wie zijn contactpersoon is bij productie, verpakking, logistiek etc. Deze laatste verneemt via mail dat zijn bezoeker is aangekomen - SMS, TEAMS en call worden hier momenteel niet gebruikt. Ook bij het uitbadgen krijgt onze contactpersoon een melding hiervan. Gatehouse is een krachtige tool met impact. Data zoals start- en stopuur kunnen een extra tool zijn bij de controle van een factuur. Gatehouse geeft Pasfrost de mogelijkheid om te werken met verklarende documenten (PDF) of met video instructie filmpjes. Pasfrost gebruikt op vandaag vooral PDF-documenten.
Samen met Gatehouse werden de veiligheidsinstructies verder verfijnd. In het verlengde daarvan werd een Q&A uitgewerkt, zodat elke bezoeker/contractor duidelijk bewust is van de do’s en don’ts binnen Pasfrost. “Zo moet een bedrijf dat in het kader van werkzaamheden binnen Pasfrost - slijp- of schijfwerk dient uit te voeren - na registratie - expliciet een vuurvergunning aanvragen aan het onthaal. Idem wat werken op hoogte betreft. Aanvankelijk was er enkel de mogelijkheid om ‘Ja’” of ‘Nee’ te antwoorden, daar hebben we de keuzemogelijkheden ‘Ja’ en ‘Nee’ laten aan toevoegen. De mensen van Gatehouse denken met ons mee en stellen zich flexibel op. Voor sommige externe bedrijven die vaak over de vloer komen, geldt tijdelijk een verkorte procedure via een frequent visitor badge. Na die periode moeten ter opfrissing alle procedures eerst opnieuw volledig worden doorlopen”, zegt Lafaut. “Belangrijk is wel dat het systeem beheersbaar blijft.”
Evacuatie-app in de cloud
Gatehouse slaat het bezoekersarchief op in de cloud met respect voor de GDPR-regels. De klant - in casu Pasfrost - bepaalt zelf hoe lang hij de gegevens wil bewaren. Ook de evacuatie-app is een voorname tool waarmee Gatehouse zich onderscheidt van andere bezoekersregistratiesystemen. De badge met QR-code is ontworpen om bezoekers uit de evacuatielijst te scannen wanneer ze vertrekken. Het vooraf ingeven van elk gsm-nr op deze app is evenwel geen verplichting. Zelfs op het moment van evacuatie kunnen uitgaande bezoekers nog steeds gescand worden met de QR-scanner op een smartphone. Zo kan de lijst met aanwezige personen op de verzamelplaats vlot overlopen worden.
Nice to have’s
“Een nice to have aan Gatehouse is de mogelijkheid om een week te werken op één bepaald actiepunt: bv. het verplicht dragen van een haarnetje voor elke bezoeker (ongeacht de afdeling die hij/zij bezoekt)“, besluit Lafaut. “Een ander pluspunt waarmee Gatehouse zich in de markt onderscheidt, is het groeperen en verwerken van specifieke vragen van klanten. Dit resulteert vaak in extra toegevoegde waarde en updates van het systeem waarmee ook andere Gatehouse-klanten hun voordeel kunnen doen.”
