belfa bezoekt de Ethias-zetel in Luik
Verzekeraar Ethias bestaat meer dan 100 jaar en telt nationaal 44.000 B2B en 1.240.000 B2C klanten. Als de derde verzekeraar in Leven en in Niet-Leven in België doorloopt de organisatie een groot vernieuwingstraject. Na de hoofdzetels in Brussel en Antwerpen, de zetels in Eupen, Hasselt (2023) en nu Luik, komen vervolgens de 37 regionale kantoren aan de beurt.
Sébastien Laporte, Head of Organization Effectiveness – Facilities bij Ethias: “De bestaande zetel lag in het Luikse stadscentrum en was ondergebracht in een gebouw uit de jaren ’70. De ‘stay or move’-vraag werd snel beantwoord gezien de voorgerekende renovatiekosten in het voordeel van verhuis uitdraaiden. Verschillende sites werden onderzocht, maar uiteindelijk viel de keuze op de ecowijk Rives Ardentes, niet in het minst omwille van de goede bereikbaarheid met het openbaar verkeer en de royale parkeerfaciliteiten. Huren was het opzet, maar op de dag van ingebruikname werd besloten tot aankoop van het gebouw.”
Een nieuwe, humane werkomgeving
De nieuwe Luikse Ethias-zetel zou modern, sober en toekomstgericht worden, een duidelijke identiteit uitstralen, zonder te eclateren. Een belangrijke krachtlijn voor het concept was de nadrukkelijke wens voor een humaan project, met maximaal aandacht voor het menselijk welzijn, met veel licht, lucht en groen.
Een andere krachtlijn was het ruimtegebruik en de flexibiliteit naar inrichting optimaliseren via een modulaire indeling, zodat op elk ogenblik herverkaveling van de oppervlakte volgens de actuele noden mogelijk blijft met een minimum aan werken en kosten.
Zowel de space planning als de verhuis zijn volledig intern uitgewerkt. Elke verdieping is anders ingericht met verschillende oppervlakte/zone. Tegenover de oude locatie zijn er veel meer ontmoetingszones. Bovendien zijn er aantrekkelijke buitenruimten die ook als vergaderlocatie kunnen ingezet worden.
Er was een strikt te respecteren timing opgelegd, die bovendien tijdens de uitrol van het project nog werd ingekort.
Duurzame huisvesting
De nieuwe Ethias-thuis is Breeam Excellent gecertificeerd. Het gebouw is aangesloten op een lokaal warmtenet om de nuluitstoot doelstelling voor CO2 te realiseren.
Duurzaam is op veel manieren verweven in het project. Zo zijn er groendaken, terwijl het aantal copy corners werd beperkt om het papierverbruik te drukken. Wegwerpbekers zijn verbannen. Herbruikbare mokken zijn ter beschikking van alle medewerkers en in elke kitchenette is een glazenwasser met stoom geïnstalleerd.
Data helpt Facility Management de beschikbare oppervlakte zo duurzaam mogelijk te beheren. Voor niet gebruikte zones worden verwarming, koeling, verlichting en ook schoonmaak afgeschakeld.
Bestaand meubilair uit het oude gebouw werd voor 75% gerecupereerd om te voldoen aan de WELLcertificatie. De nieuwe werkplekken moesten voor 25% elektrisch in hoogte verstelbaar zijn om zowel zittend als staand werken mogelijk te maken. Alle nieuwe meubels, met uitzondering van het maatwerk, werden geleverd door Pami.
Anders werken
De aankondiging van het verhuisproject was een belangrijk en betekenisvol moment, dat de overgang markeerde van het Luikse stadscentrum naar een nieuwe, innovatieve site in volle ontwikkeling. In de aanloop naar de eigenlijke verhuis werd flex werken ingevoerd in de periode 2023 – 2024. Zoals bij elke verandering, riep dit aanvankelijk enkele vragen op, maar dankzij een intensief change-traject met tal van workshops, werd iedereen goed begeleid in deze overgang.
Ethias legt geen verplichting op m.b.t. thuiswerken, maar laat een maximum van 3 dagen per week toe. Minimaal twee dagen aanwezigheid op kantoor is wel verplicht en wordt door de teamleiders bepaald in functie tot het verzekeren van een goede werking van de dienstverlening.
Thuiswerken wordt gemonitord volgens vastgelegde objectieven en eventueel bijgestuurd in het belang van een optimale werking van elke dienst. Vandaag komt ongeveer 25% op maandag naar kantoor, 40 à 50% op woensdag en tot 80% op dinsdag en donderdag. Vrijdag is de absolute daldag met ≤ 20% bezetting.
Programm Management
De oude locatie werd duidelijk getekend door de jaren gebruik, wat een chaos aan documenten had laten ontstaan. In een heel vroeg stadium van de project uitrol werd beslist om werk te maken van grondig sorteren. Dat verliep evenwel niet snel genoeg, waardoor een drastischer aanpak zich opdrong: één verhuisdoos per werknemer werd als limiet gesteld.
Voorafgaand aan de eigenlijke inhuizing (maart 2025) werd een gedetailleerd begeleidingsplan opgesteld, gericht op het ‘goesting’ krijgen om te verhuizen. Online verscheen een FAQ-lijst m.b.t. de hele verhuisoperatie, die voortdurend geactualiseerd werd. Vanaf 2024 kregen de medewerkers de gelegenheid om hun nieuwe werkomgeving online virtueel te ontdekken. In januari 2025 scherpten ontdekkingsbezoeken aan de nieuwe locatie de appetijt om te verhuizen aan. Bij die gelegenheid was ook een initiatiecursus over het gebruik van de individuele lockers voorzien.
Mobiliteit bleek voor velen een struikelblok en kreeg daarom extra aandacht met specifieke infosessies. Op het eigenlijke verhuismoment traden de managers op als ambassadeurs om allen te begeleiden bij de verhuis en het werken in de nieuwe omgeving. De begeleiding stopte niet na de inhuizing, maar werd stelselmatig aangepast aan de vastgestelde noden.
In één week van oud naar nieuw
De eigenlijke inhuizing verliep in vijf dagen, waarbij de medewerkers zelf konden kiezen of ze liever als eersten of als laatsten verhuisden. Tijdens die vijfdaagse stond een hele schare collega’s klaar als gids. Infostands gaven houvast bij de omgang met IT, toegangscontrole en het gebruik van de lockers.
Ethias zet in op een ‘Phygital’-ervaring voor de medewerkers, wat betekent dat ze over alles en nog wat online informatie vinden, maar in nood ook geholpen worden door een mens, in casu de barista aan de inkom, die deze taak op zich neemt.
De digitale beleving wordt ondersteund door een 100% dekking van de site door Proximus, de mogelijkheid voor alle medewerkers om in elke Ethias-zetel te werken en de uitrusting voor videoconferencing gericht op co-working tussen de medewerkers on site (alle zetels) en thuis.
De ‘GROOVE’-app staat als personal assistent ter beschikking en laat toe alle reserveringen te regelen voor parkeren, werkplek, meeting rooms, alsook navigatie binnen het gebouw. De verweving met de wijk ‘Rives Ardentes’ komt ook tot uiting in het openstellen van het bedrijfsrestaurant. Er worden initiatieven ontwikkeld om ook buiten de kantooruren interactie met de wijk te stimuleren.
door Eduard Coddé - Foto’s Eduard Coddé en Ethias Luik.
