“Facility management verandert mee met de behoeften en vereist een nieuwe visie”
Nergens in zijn functie komt het woord Facility voor. Toch is dat precies waar de 58-jarige Athener, die in Silly woont, al bijna een kwart eeuw verantwoordelijk voor is. “Het is juist dat we dit departement “Facilitaire Afdeling of Dienst” zouden moeten noemen, maar om die naam te veranderen, zouden ministeriële besluiten gewijzigd moeten worden... Het blijft dus Logistieke Afdeling, ook al zijn er plannen om dit op termijn te veranderen,” lacht Olivier Labie over dit specifieke kenmerk van de openbare dienst. Vooral omdat logistiek een integraal onderdeel werd van de carrière van onze man: hij vervulde zijn militaire dienstplicht als reserveofficier in het 20e Logistieke Bataljon voor Transport en Uitrusting.
Eenmaal terug in het burgerleven begon hij zijn carrière als supermarktmanager voor de Aldi-groep. “In zekere zin was het ook logistiek, maar dan commercieel”, zegt hij. Na 4 jaar in een rekruteringspool voor de openbare sector kreeg hij een baan aangeboden bij de personeelsdienst van het Waalse Gewest. Vervolgens ging hij aan de slag bij het Waalse ministerie van Uitrusting en Transport om vervolgens de overstap te maken naar het federale niveau. Olivier Labie ging aan de slag bij de Federale Overheidsdienst Financiën en de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen. Gedurende 10 jaar was hij verantwoordelijk voor de logistiek van hun gebouwen in Wallonië en Brussel. Toen er in 2010 een algemene ondersteunende Dienst Logistiek werd opgericht, werden er drie afdelingen gecreëerd, één voor elke regio. Zo werd hij hoofd van de afdeling Logistiek voor Wallonië. In 2020 worden de drie divisies samengevoegd tot één afdeling, onder leiding van Olivier Labie.
Van 450 naar 50 gebouwen!
Op dat moment had de divisiechef al een opmerkelijke prestatie geleverd: “Een van de prestaties waar ik het meest trots op ben en die ik destijds deelde met mijn Vlaamse en Brusselse collega’s, was dat we erin geslaagd zijn om ons gebouwenbestand terug te brengen van 450 naar 50 vandaag. In het bijzonder de fase van 220 naar 50 tussen 2016 en 2017. In twee jaar tijd hebben we bijna 18.000 mensen verhuisd! Niemand dacht dat dat haalbaar was”, herinnert de directeur Logistiek zich. “En toen hadden we het nog niet over Dynamic Office. We werkten met het vaste, individuele werkplekmodel. Het betekende ook een verandering van locatie voor het personeel. Via een protocol konden medewerkers van de FOD Financiën van administratie veranderen als ze in een dichtbij gelegen gebied wilden blijven of via interne mobiliteit naar een andere administratie wilden verhuizen. Uiteindelijk werkte alles goed.
Olivier Labie werd in januari 2020 hoofd van de Nationale Afdeling Logistiek, en had er geen idee van dat de Covidepidemie twee maanden later de wereld zou beheersen en de FOD Financiën voor een grote nieuwe uitdaging zou stellen. “Van de ene dag op de andere kregen we te horen dat de 20.000 mensen van de FOD Financiën van thuis uit zouden moeten werken én we moesten die klus in 24 uur klaren omdat de keten en de acties van onze administratie niet kunnen stoppen: het was een extreme beproeving. Ons geluk was dat we al heel goed waren in IT”, herinnert de manager zich. Iedereen had al een laptop. De angst was dat het systeem zou instorten als alle medewerkers aan het telewerken waren. Gelukkig gebeurde dat niet. Daarna moesten we onze gebouwen aanpassen aan de opeenvolgende beslissingen van Codeco. Circulatie in de gangen, aanschaf van verschillende apparatuur, bewegwijzering, het dragen van maskers, enzovoort. Er was niets op de markt, geen geschikte bewegwijzering, geen hydro-alcoholische gel in grote hoeveelheden, geen maskers. Twee jaar lang hebben we ons aangepast en opnieuw uitgevonden. We moesten dingen maken, certificaten van afwezigheid of aanwezigheid uitgeven aan onze 20.000 werknemers...” Olivier Labie heeft één zeer positief punt overgehouden aan deze periode: “Het liet het dynamisme van de troepen zien. Iedereen was 100% toegewijd en betrokken. Mijn Facility-medewerkers waren overal ter plaatse en werkten elke dag in de gebouwen aan de receptie, bevoorrading, technische zaken, het opvolgen van contracten, schoonmaak enzovoort. Het was een moeilijke tijd, maar ook een dankbare.”
De implementatie van het Dynamisch Kantoor
Het post-Covid tijdperk bracht op zijn beurt nieuwe uitdagingen met zich mee voor het Hoofd van de Afdeling Logistiek en zijn 360-koppig team, incl. schoonmaakpersoneel. Om gelijke tred te houden met Het Nieuwe Werken (inclusief telewerken, dat gestabiliseerd is op minimaal twee dagen op kantoor), ontwikkelt de FOD Financiën voortdurend het gebruik van zijn ruimte, en zijn de 50 gebouwen uitgerust met een Dynamic Office-omgeving. Alleen al de 27 verdiepingen tellende North Galaxy toren in Brussel, geflankeerd door een andere toren van dezelfde grootte en een derde toren van 5 verdiepingen, wordt momenteel per blok gerenoveerd en heringericht. “Tegelijkertijd zorgen we ervoor dat al onze medewerkers daar kunnen blijven werken en verwelkomen we een nieuw contingent medewerkers uit de Financietoren van de Botanique. We halen de toren helemaal leeg om iedereen weer hierheen te halen, inclusief het personeel van de Schatkist (in de Rue du Commerce) en het personeel van de Regering (in de Rue de la Loi). We gaan van 4.500 naar 7.500 mensen op onze locatie in Quartier Nord,” vervolgt Olivier Labie zonder verpinken. “Met telewerken en alle andere nieuwe vormen van arbeid is het mogelijk om hier 7.500 mensen te “huisvesten”. Deze transfer zal in 2026 voltooid zijn.”
Deze laatste verhuizing van de medewerkers van FOD Financiën werd voorafgegaan door een grote implementatiefase van Dynamic Office in de meeste van de 50 gebouwen in de jaren 2023-2024. Olivier Labie is bijzonder trots op deze derde verwezenlijking. “Het was een hele prestatie om in 2 jaar tijd Dynamic Office te implementeren in bijna al onze gebouwen, waarbij alle teams ter plaatse bleven werken, zonder te moeten profiteren van renovatiebudgetten. In sommige gebouwen hebben we de bestaande scheidingswanden gewoon op een andere manier geplaatst. Afzonderlijke kantoren werden vergaderruimtes. Een kantoor voor vier personen werd een kleine landschappelijke ruimte. Andere kantoren werden omgetoverd tot kleine vergaderruimtes, enzovoort. Het was een enorme klus,” zegt de facilitaire expert, die ook samenwerkte met de HR P&O (Personeel en Organisatie) afdeling in de Finance Ways of Working werkgroep om ervoor te zorgen dat het Dynamic Office voldeed aan de behoeften van het personeel. En heeft deze steunpilaar van de FOD Financiën er na zoveel herculeswerk nooit aan gedacht om van job te veranderen of in de privésector aan de slag te gaan? “Er zijn twee belangrijke redenen om te blijven. De eerste is dat ik, ondanks alle beperkingen die inherent zijn aan de openbare dienst, altijd kon rekenen op de niet aflatende steun van het directiecomité bij al onze projecten. Het heeft altijd de nodige budgetten ter beschikking gesteld. Zonder deze voortdurende steun had ik misschien een verandering van omgeving overwogen. Mijn werk is bevredigend en ik heb het geluk om een fijn, groot en competent team van medewerkers te hebben die ik betrek bij het besluitvormingsproces via participatief management”, zegt Olivier Labie.
Tweede reden voor zijn loyaliteit aan de FOD Financiën: “Ik houd echt van openbare dienstverlening en het algemeen belang. Alle miljoenen euro’s die we uitgeven zijn van de belastingbetalers. Ons belastinggeld. Ik maak er een erezaak van om dat geld nooit weg te gooien. Daarom konden we tijdens de wereldwijde energiecrisis na de oorlog in Oekraïne onze energierekeningen altijd betalen, ook al werden ze op sommige momenten vermenigvuldigd met 4, 5, 6, 7 of 8. Toen we 18 miljoen euro tekort kwamen, voerden we een “Winter”-energieplan in om dat te betalen, wat inhield dat we de helft van onze verdiepingen en hun verwarmingssystemen uitschakelden. Soms sloten we zelfs hele torens voor meerdere dagen.
Publieke beperkingen en traagheid
Natuurlijk is onze geïnterviewde zich bewust van de “publieke” beperkingen die soms enorm vertragend werken. Zoals het feit dat hij op federaal niveau niet de enige is die verantwoordelijk is voor het beheer van onroerend goed. Er is ook nog de Regie der Gebouwen. “Wij van de afdeling Logistiek kunnen geen gebouwen huren of kopen. De Regie der Gebouwen bezorgt ons de gebouwen die we kunnen gebruiken. Dit betekent dat we geen controle hebben over de looptijd van huurcontracten. Een andere complicatie in de publieke sector zijn “de regels met betrekking tot overheidsopdrachten”.
Dat duurt langer. Het begrotingsproces ook. Om de haverklap moet er een aanbestedingsdossier worden ingediend bij de ministerraad. Dit gebeurde zelfs in 2014 voor de aankoop van toiletpapier! Gelukkig maken aankopen van verbruiksgoederen al een tijdje geen deel meer uit van de dossiers die systematisch aan de Ministerraad moeten worden voorgelegd voor routinezaken. Maar alles duurt langer: de aankoopprocedures, de openbare aanbestedingsprocedures, het opstellen van de overheidsopdracht, de publicatie van het bestek, de gunning. Dat duurt eeuwig, anticiperen is dus de boodschap. Gelukkig sluiten we met de hulp van de FOD BOSA (Beleid en Ondersteuning) veel raamcontracten af die 4 jaar duren. Voor kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen hoeven we niet elk jaar opnieuw administratieve procedures opstarten. In het algemeen moeten we aankoopvolumes inschatten en tegelijkertijd eerlijk en serieus blijven,” zegt Olivier Labie. De Logistiek Directeur heeft nog een andere opmerking: “Wat erg veranderd is in onze sector is het onderdeel risicoanalyse, dat tien jaar geleden nog niet bestond. Nu draait alles rond risicoanalyse! Op kosten van de werkgever natuurlijk. Elektriciteit, laagspanning, hoogspanning, luchtkwaliteit, brand, milieueffecten, verwarmingsinstallaties, enzovoort. Dit vereist expertise en specialisaties die we vroeger niet hadden, dus we leiden zowel intern als extern mensen op. Er is ook een grote verandering in de mensen die we werven voor faciliteiten en hun vaardigheden. vertrouwen in mijn kennis, gestructureerde en efficiënte aanpak.” Dit alles weerhoudt de senior ambtenaar van in de vijftig er niet van om een droom te koesteren, hoewel hij twijfelt aan de haalbaarheid ervan gezien de huidige stand van zaken. “Facility Management verandert steeds meer, net zoals de behoeften veranderen. Dat vraagt om een andere visie. Het zou essentieel zijn om energie-efficiënte gebouwen te hebben, met voorspellend onderhoud, slimme gebouwen enz. Maar we zitten in de publieke sector en zijn afhankelijk van de beslissingen van de Regie der Gebouwen en van krappe budgetten. Innovatieve gebouwen kunnen worden verhuurd, maar tegen budgetten die niet te vergelijken zijn met fatsoenlijke lambda-gebouwen, zoals de gebouwen die we nu gebruiken. Voor slimme gebouwen in Brussel hebben we het over €450 per vierkante meter, vergeleken met €250 voor conventionele gebouwen zoals de onze. In ieder geval moet een slim gebouw vanaf de ontwerpfase tot aan de bouw doordacht zijn, want het aanpassen van een bestaand gebouw kan wel, maar tegen een fenomenale kostprijs. Een nieuwe visie, op middellange en lange termijn, zou het mogelijk kunnen maken om nieuwe, slimme gebouwen te bedenken. Maar wie kan er vandaag nog op lange termijn denken?”, besluit de Logistieke pijler van de FOD Financiën.
Auteur: Fernand Letist. Foto’s: Fernand Letist en FOD Financiën
